【公告】會員註冊Q&A

mirabellebear

以下分為資訊安全篇、會員權益篇以及一般操作篇。


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資訊安全篇

Q1：
為什麼同學會要收集同學的資料呢？
A1：
我任內的政見之一，便是制定同學會公約，使我們的社團更正式、更有組織性，以便能更好地為同學服務。而開放同學填表註冊會員、以利編寫會員名冊，是達成這個目標的手段。
表單中收集的主要資訊，包括姓名*、學校*、科系*、電子郵件*、及電話與地址等（*號為必填）。前三項為身分確認，後三項為聯絡方式。透過收集這些資訊，會長能確認會內人數以及成員組成，並能確保本會與會員的聯繫，實現同學會促進海外留學生交流與互助的宗旨。

Q2：
我提供這些資料給同學會，會需要承擔什麼樣的風險？
A2：
首先，這些資料透過填寫表單，會自動總結到一個在本會官方Gmail帳號雲端硬碟中的試算表（Excel表）、並由會長手動整理為另一個會員名冊的檔案。而表單中的主要資訊會另外編寫簡易版本的會員通訊錄，定期更新給留學生社團的主管機關「駐德國台北代表處教育組」（下稱教育組）。只有管理這個帳號的人能夠存取這些檔案。
只有會長一人擁有帳號管理權（目前就是我）。歷任會長在交接時，都已經從他們的裝置中登出，再次登入會需要兩階段手機簡訊認證，因此我從後台能隨時掌握帳戶安全。等我下次交接給新會長時，也會按相同的程序變更管理資料、登出、移除裝置。
能夠經手這些檔案的人，都有機會備份裡面的資訊。表單一經送出，想要反悔，便只能要求會長或教育組手動刪除。因此除了雲端硬碟被駭客侵入以外，妳／你最需要擔心的風險，是會長以及教育組值不值得信任。如果妳／你並不信任這個會長或教育組，懷疑妳／你的個人資料會被不當存取甚至使用，請絕對不要提交任何資訊。

Q3：
如果我只信任現任會長，卻不信任其他人怎麼辦？
A3：
在這種情況下，請妳／你在填寫註冊表單之前，事先與會長溝通，讓她／他清楚認識到妳／你的授權範圍僅限於她／他一人。這樣會長可以在提交簡易會員通訊錄給教育組時，將妳／你的資訊刪除。而在會長交接時，也可提前退出會員、要求從會員名冊中刪除，避免新任會長經手妳／你的個資。
反之，若妳／你不信任會長，但希望將資料留給教育組，卻不能這樣操作。因為一般而言，教育組與同學聯繫是以同學會為單位，而會長就是同學會的代表。教育組管理全國各會，無法顧及每一個個人的特殊要求。因此選任大家都信任的會長，是會員的權利也是對自己的義務。如果實在選出難以信任的會長，請透過正式管道彈劾、甚至改選會長，來捍衛自己的權利。

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會員權益篇

Q4：
既然有這些風險，我為什麼要將資料留給同學會呢？
A4：
因為成為會員、讓同學會掌握妳／你的資料，同時也會獲得一些照顧或保障。一般來說，同學會收集這些資料，能使會長進一步了解會員，為會員提供更貼心的服務。例如知道會員的校系分布，可在聚會活動中安排會員與不同群體互動，促進交流；或是知道某些同學居住區域較偏遠，也能作為舉辦活動的時間地點之參考依據。就緊急情況來說，若有同學臨時發生事故或生病，或是家人聯絡不上急須尋人，握有同學的聯絡方式也能讓會長更立即提供協助。

Q5：
那具體來說，成為會員會有什麼好處？
A5：
成為會員以後，實體層面的好處是有權利獲得教育組的活動補助。同學會每次舉辦活動，都會向教育組申請補助經費。若經核准，便能將補助款最大化回饋給會員，通常是將補助款扣掉舉辦活動之成本後，以人數均分，直接發給會員，以刺激同學參與活動、聯繫社團情誼。當教育組有學術或文化資訊要宣傳，或是關於留學生權益之事項要宣達，會員也會透過同學會獲得快訊。另外在像是發生大規模傳染病之疫情等特殊時期，同學會有限之資源也會優先保留給會員。
程序層面上，會員的權利就更關鍵了。秉持民主法治的精神，同學會是屬於全體會員的社團，會員有權利決定會內的規則以及執行規則的人（即會長）。前面提到過選任值得信任的會長的重要性。這個選舉與被選舉的權利，便當然只有會員享有。
就不用繳會費的免費社團來說，同學會會員享有的好處算是很不錯的！

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一般操作篇

Q6：
這樣的話，我願意加入同學會。我有會員註冊資格嗎？
A6：
在訂立會員公約之前，會員註冊資格暫時如下：

• 擁有中華民國護照
• 居住於波昂地區
• 就讀高中以上學校或語言學校之在學生，或於波昂地區高中以上學校或語言學校畢／肄業生
  

例外：居住並就讀於德國其他鄰近波昂之地區，且該地區並無臺灣同學會者，亦可於本會註冊會員。
其中第3點，前者註冊為學生會員、後者註冊為非學生會員。若以上任何一點不符合，很遺憾我們不能將妳／你登記為本會會員；但是我們仍然非常歡迎妳／你參與本會所有公開活動！

Q7：
為什麼要區分學生會員與非學生會員？
A7：
同學會旨在串聯留學生，學生會員的意義不言而喻。而之所以納入非學生會員之選項，是因為本會規模較小，參加活動的同學不多，有些忠誠的老朋友其實已經畢業，但仍經常參與會內活動並給予回饋，充分實現同學會承先啟後之功能。因此仍然將他們編列為非學生會員，讓畢業後的校友仍能繼續安棲在這個小小的家族中。
然而教育組是教育部的駐外單位，原則上僅有學生會員受其管轄。因此非學生會員在程序事項上應僅享有部分權利。詳細規定應由會員公約決定。

Q8：
說了這麼多，我該如何加入同學會呢？
A8：
請花7分鐘左右的時間透過下方連結填寫會員註冊表。表單內的文字敬請詳細閱讀，尤其是最後的授權確認條款，以確保妳／你的權益。
https://forms.gle/Vnk69cpwH2EDTmiLA
送出表單後，妳／你會透過填寫的電子郵件收到一張電子回條。如此一來便已經成功註冊會員。

Q9：
如果我已經註冊過會員，但我有答案填錯、或是想變更資訊怎麼辦？
A9：
電子回條（詳見A8）中有一個「編輯作答內容」的連結。妳／你可以透過這個連結隨時更新妳／你的最新資訊，或是親自向會長說明狀況，由會長手動變更。

Q10：
如果我遺失了回條，或是根本忘記我有沒有註冊過怎麼辦？
A10：
這種情況下，請直接重新填寫會員註冊表，並向會長報備。會長會確認註冊資料是否重複，並刪除舊資料。

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關於會員的大大小小事項，若還有任何問題，歡迎留言討論。有些細節尚待會員公約的制定，只能等疫情結束後，舉辦會員大會才能確立，還請體諒。